¿No sabes cómo organizar un evento para que tenga éxito? Para empezar es importante que tengas en cuenta que no es una tarea fácil, necesitarás una buena planificación y seguir estos consejos podrás lograr un buen resultado.
5 claves sobre cómo organizar un evento
1. Definir el objetivo
En primer lugar debes pensar en un objetivo claro, ya sea un evento destinado a la fidelización de clientes, a los trabajadores de nuestra empresa, o simplemente un evento promocional. Recuerda que tener claro el objetivo del evento es fundamental para saber a qué te enfrentas y poder calcular los costes y las acciones a realizar. Todo ello, junto con tu público objetivo, te permitirá planificar más fácilmente los contenidos del evento.
2. Planificar y elegir la ubicación
Hay detalles que son piezas clave en la planificación de un evento, como por ejemplo el contacto con el cliente, el espacio, el patrocinio, entre otros. Una de las recomendaciones es tener alternativas, es decir un plan B, por si algo no sucede como realmente esperabas.
Otro punto a tener en cuenta es la sede del evento, una vez qué tengas claro es tipo de evento a realizar podrás ir descartando posibles localizaciones. Una buena opción puede ser celebrar tu evento en Madrid. La capital española es una accesible, bien comunicada y uno de los núcleos urbanos mejor valorados por la American Express Meetings & Events. Recuerda que a la hora de elegir un buen espacio para celebrar tu evento en Madrid debes buscar una sede que se oriente a la filosofía de la empresa y al contenido del evento.
3. Elige las herramientas precisas de organización
Como ya has podido deducir, vas a tener que coordinar diversos detalles, como son el catering, los diferentes espacios, los sponsors, el personal o el merchandising. Para que no se te escape ningún detalle será fundamental hacer un seguimiento diario de todas las tareas. Estas son algunas herramientas que pueden ayudarte a organizar el evento:
- Weekplan: Con esta herramienta podrás configurar tus recordatorios diarios, tareas pendientes y notas de interés.
- Google Keep: Es similar a una “lista de cosas que hacer” virtual.
4. Define tu estrategia de marketing y comunicación
El anfitrión es en este caso como un director de orquesta. Es quien se encarga de tomar las decisiones y asigna recursos para satisfacer a los invitados, sin perder de vista los objetivos del evento, orientados en la imagen corporativa y los valores de marca.
Debemos centrar la atención en la satisfacción de los invitados. De esta manera, el conocido “boca a boca” puede ser muy efectivo para darte a conocer y cualquier acción de marketing tendrá un mayor alcance. Algunos de los aspectos que más influyen en el público son el espacio, la duración, el horario, la bebida, la comida o los regalos promocionales que la organización otorga a los asistentes.
5. Patrocinadores
El último paso es contactar con los patrocinadores. Debes intentar construir una propuesta de valor, convencerlos de que el evento va a ser todo un éxito y ambos vais a salir beneficiados.
Un buen contacto podría ser una empresa de merchandising, ya que este será un elemento clave para la imagen de tu evento y de tu empresa, y buen un recuerdo para los asistentes. Una opción que nunca falla son los lanyards personalizados. Numerosas empresas de eventos afirman que estos pequeños artículos personalizados son un elemento imprescindible de patrocinio, ya que nos sirven tanto para promover el reconocimiento de la marca como para identificar a los asistentes.
Ahora que ya sabes cómo organizar un evento, ¿a qué esperas para pedir tus lanyards?
